Mettre un papier en PDF avec son téléphone, et ce que vaut la copie

Un papier sur la table, et un formulaire qui demande un PDF

L'attestation est arrivée par la poste. Elle attend sur la table de la cuisine, pliée en trois, et le formulaire à remplir réclame « un fichier PDF ». Il n'y a pas de scanner à la maison, il n'y en a jamais eu, et le mot PDF ne dit pas grand-chose. Le téléphone posé à côté suffit pourtant : il photographie la feuille, et une application fait de cette photo un document que les formulaires acceptent.

Le PDF est un format de document qui s'affiche de la même façon sur tous les appareils et s'imprime tel quel. Une photo garde les proportions de l'appareil qui l'a prise, et un contrat de quatre pages photographié donne quatre fichiers séparés, que le destinataire doit remettre dans l'ordre. D'où le PDF demandé par tant de démarches : un seul fichier, dont les pages se suivent déjà.

Le passage de la photo au PDF se fait tout seul, quelle que soit l'application. C'est la photo qui décide si le document sera lisible, et c'est donc à elle qu'il faut donner du soin.

Prendre une photo lisible d'un document

Posez la feuille à plat sur une surface unie et plus sombre que le papier, une table en bois ou une nappe de couleur. Les bords de la page s'y détachent nettement, et aucun motif ne vient se mêler au texte. Une feuille pliée se tient à plat sous deux objets posés sur ses coins, hors du cadre.

Photographiez de préférence en journée, près d'une fenêtre. La lumière du jour suffit, alors que le flash laisse souvent une tache blanche sur les papiers glacés. Le soir, une lampe placée sur le côté éclaire mieux qu'un plafonnier, qui projette sur la feuille l'ombre du téléphone et de la main.

Tenez le téléphone au-dessus de la feuille, parallèle à elle. Pris de biais, le document devient un trapèze dont les dernières lignes rapetissent. Cadrez la page entière avec une bande de table tout autour, pour qu'aucun bord ne soit coupé.

Avant d'envoyer, agrandissez la photo à l'écran et lisez une ligne écrite en petits caractères. Si vous la lisez sans effort, la personne qui recevra le document la lira aussi ; sinon, reprenez la photo.

Un document de plusieurs pages

Un document de plusieurs pages se photographie dans l'ordre, une page après l'autre, sans oublier le verso quand il porte quelque chose, comme des conditions générales ou une signature. La plupart des outils qui fabriquent un PDF à partir de photos réunissent ces pages en un seul fichier, et permettent d'en retourner une qui serait à l'envers ou d'en changer l'ordre avant d'envoyer.

Comptez les pages avant de commencer. Un contrat se reconnaît souvent à sa numérotation (« page 3 sur 5 ») : si le document en annonce cinq et que vous en avez photographié quatre, il en manque une, et c'est fréquemment celle qui porte les signatures. Sans elle, la copie ne montre plus que le document a été signé.

Certains formulaires refusent un fichier trop lourd. Plutôt que de reprendre des photos moins nettes, retirez d'abord les pages inutiles, une page blanche ou une publicité glissée dans l'enveloppe, et envoyez le reste en un seul document.

Ce que vaut une copie photographiée

Quand le document a été délivré par une administration française, une autre administration française ne peut pas en exiger une copie certifiée conforme. Service-public le rappelle : une simple photocopie lisible du document original doit être acceptée. Si elle a un doute sur la copie, l'administration peut demander l'original, par lettre recommandée avec avis de réception, et l'examen du dossier est suspendu jusqu'à ce que vous le présentiez.

Pour la preuve en matière civile, devant un juge, c'est l'article 1379 du code civil qui pose la règle. Une copie fiable a la même force probante que l'original, et c'est le juge qui apprécie si elle est fiable : seules certaines copies sont présumées fiables, et une photo prise au téléphone n'en fait pas partie. Le même article ajoute que, tant que l'original existe, sa présentation peut toujours être exigée.

La photo sert donc à transmettre et à retrouver, et le papier se garde. Un bail signé ou une facture de travaux restent dans le tiroir pendant la durée propre à chaque document, que détaille le guide consacré aux papiers de la maison.

Les papiers que l'on envoie le plus souvent ainsi

Le locataire transmet à son bailleur l'attestation de son assurance habitation. Après un dégât des eaux, le devis et la facture de la réparation partent à l'assureur avec la déclaration. Le propriétaire qui habite sa maison, lui, numérise ses attestations d'entretien et ses factures d'artisans pour les retrouver le jour où on les lui demande.

Une pièce d'identité ou un avis d'imposition ne s'envoie qu'à une personne que vous connaissez, pour une démarche que vous avez engagée.

Dans le carnet de la maison d'IMMO-O, un champ qui attend un papier assemble vos photos en un seul PDF sur le téléphone, avant l'envoi. Nous ne lisons pas le contenu des photos : relire le document avant de l'envoyer reste votre affaire.

Ce qu'il faut en retenir

Photographiez la feuille à plat, à la lumière du jour, le téléphone au-dessus d'elle et la page entière dans le cadre. Avant d'envoyer, comptez les pages et relisez une ligne en petits caractères. Une administration française doit se contenter d'une copie lisible d'un document délivré par une autre administration, sauf doute sur cette copie, et devant un juge l'original peut toujours être exigé tant qu'il existe : gardez donc le papier, pendant la durée propre à chaque document.