Choisir son locataire : les pièces qu'on peut demander, et les critères interdits

L'annonce est en ligne depuis deux jours, et la boîte de réception déborde déjà. Il y a les candidats qui envoient un dossier complet en pièce jointe, ceux qui demandent seulement si l'appartement est encore libre, et ceux qui proposent de passer le soir même avec un chèque. Le choix qui va suivre engage le bailleur pour trois ans au moins en location vide. Il se fait pourtant dans un cadre plus étroit qu'on ne l'imagine : la loi fixe ce qu'on peut demander, ce qu'on peut regarder, et ce sur quoi on n'a pas le droit de trancher.

Ce que vous pouvez demander : la liste du décret

Le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 fixe limitativement les justificatifs que le bailleur peut réclamer au candidat et à sa caution. Ils couvrent quatre sujets, et seulement ceux-là : l'identité, le domicile actuel, l'activité professionnelle et les ressources. Une pièce d'identité avec photo, les trois dernières quittances ou un avis de taxe foncière, un contrat de travail ou une carte d'étudiant, le dernier avis d'imposition et les trois derniers bulletins de salaire en sont des exemples. Le guide sur la caution et la garantie Visale reprend la liste pièce par pièce.

Le candidat peut fournir des copies. Vous gardez le droit de voir l'original, et une pièce rédigée dans une autre langue doit être traduite en français, ses montants convertis en euros.

Tout ce qui n'est pas sur la liste est interdit, même quand le candidat le propose spontanément : un relevé de compte bancaire, une attestation de bonne tenue de compte, une carte Vitale, un contrat de mariage, un jugement de divorce ou un dossier médical. Le bailleur qui exige une pièce non autorisée encourt une amende administrative pouvant aller jusqu'à 3 000 €, et jusqu'à 15 000 € pour une personne morale (article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989). Le même article interdit d'imposer, avant la signature du bail, la cosignature d'un ascendant ou d'un descendant du candidat.

Aucune somme ne peut non plus être réclamée avant la signature du bail. Le chèque de « réservation » que proposait le candidat du soir même se refuse, même s'il est offert de bonne grâce.

Ce sur quoi vous ne pouvez pas choisir

Le bailleur choisit librement son locataire, dans une limite : le refus ne doit pas reposer sur un critère discriminatoire. L'article 1er de la loi du 6 juillet 1989 et l'article 225-1 du code pénal dressent la liste de ces critères. On y trouve notamment l'origine, le nom de famille, l'apparence physique, le sexe, la situation de famille, la grossesse, l'état de santé, le handicap, l'âge, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, les opinions politiques, les activités syndicales, l'appartenance vraie ou supposée à une ethnie, une nation ou une religion, le lieu de résidence, la capacité à s'exprimer dans une autre langue que le français et la particulière vulnérabilité résultant de la situation économique.

Ce dernier critère surprend souvent. Il ne vous oblige pas à louer à un candidat dont les ressources ne couvrent pas le loyer. Il interdit d'écarter quelqu'un parce qu'il est pauvre, alors que son dossier, garant compris, montre qu'il peut payer.

La discrimination dans l'accès au logement est punie de trois ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende. Le candidat écarté peut saisir le Défenseur des droits, gratuitement, ou porter plainte dans un délai de six ans. Une annonce qui précise « pas d'étudiants » ou « CDI exigé, fonctionnaires bienvenus » laisse une trace écrite de la sélection. Écrivez plutôt ce que vous attendez en termes de ressources ou de garantie.

Lire un dossier : solvabilité et garanties

La loi vous laisse juger la capacité à payer. Pour l'apprécier, on compare d'habitude le loyer, charges comprises, aux revenus réguliers du foyer. Le chiffre de « trois fois le loyer » qui circule partout vient des assureurs de loyers impayés, qui en font souvent une condition de leur garantie ; aucun texte ne l'impose. Sans assurance, vous restez libre de votre appréciation, à condition de l'appliquer de la même façon à tous les candidats.

Le garant entre dans ce calcul. Un étudiant sans revenu dont les parents se portent caution, ou dont le dossier porte un visa Visale, peut présenter une meilleure sécurité qu'un salarié seul aux revenus justes. Rappelez-vous une règle qui contraint ce choix : un bailleur particulier qui a souscrit une assurance loyers impayés ne peut pas exiger de caution, sauf si le locataire est étudiant ou apprenti.

Les faux dossiers existent, et ils se repèrent souvent aux détails : un bulletin de salaire dont les cotisations ne tombent pas juste, un avis d'imposition dont la présentation diffère du modèle de l'année. Le service en ligne de l'administration fiscale permet de vérifier l'authenticité d'un avis d'imposition à partir de son numéro fiscal et de sa référence. Le candidat qui passe par DossierFacile, le service public de constitution de dossier, vous transmet des pièces dont l'administration a contrôlé la cohérence, et seulement les pièces autorisées.

Comparer, répondre, conserver

Recevez les dossiers dans le même format et étudiez-les avec la même grille : ressources, stabilité, garantie. Notez pour chacun la date d'arrivée, ce qui manquait et la raison pour laquelle il a été retenu ou non. Cette trace, faite sur le moment, protège le bailleur bien mieux qu'un souvenir le jour où un candidat écarté conteste le refus.

Aucun texte ne vous impose de motiver un refus. Une réponse courte et courtoise suffit, et elle vaut mieux qu'un silence. Évitez d'y écrire une raison qui toucherait à l'un des critères interdits, même maladroitement formulée.

Les pièces des candidats non retenus sont des données personnelles. Le bailleur ne les garde que le temps utile à son choix, puis les supprime ; celles du locataire retenu rejoignent son dossier pour la durée du bail.

Ce qu'il faut en retenir

Demandez seulement les pièces du décret de 2015, sans chèque ni somme avant la signature, et jugez chaque dossier sur la capacité à payer, garant compris, avec la même grille pour tous. Gardez une note écrite de votre choix et de ses raisons. Supprimez ensuite les dossiers que vous n'avez pas retenus, et passez à la rédaction du bail, dont le modèle est lui aussi fixé par décret.