Charges récupérables : la liste, les cas limites, et ce qui reste au propriétaire

Une liste fermée, pas une liste d'exemples

Le principe tient en une phrase : seules les dépenses inscrites au décret n° 87-713 du 26 août 1987 peuvent être refacturées au locataire d'un logement loué vide ou meublé. Service-public.gouv.fr parle d'une « liste exhaustive ». Ce qui n'y figure pas reste à la charge du propriétaire, même si le bail dit le contraire, même si le syndic l'a rangé parmi les « charges courantes », même si le précédent locataire l'a payé sans rien dire.

Ce guide traite d'une seule question : quoi récupérer. La manière de régulariser — provisions, décompte, délais — a son propre guide.

Ce que le décret permet de récupérer

L'annexe du décret range les dépenses en grandes familles. En pratique, un bailleur les retrouve sur le décompte de copropriété ou sur ses propres factures.

Et le poste qui fait le plus débat : le salaire du gardien, du concierge ou de l'employé d'immeuble, récupérable sous conditions (voir plus bas).

Ce qui reste toujours au propriétaire

Tout le reste. Quelques dépenses reviennent pourtant chaque année sur les décomptes, et chacune se refacture régulièrement par erreur :

• la taxe foncière elle-même — seule la taxe d'ordures ménagères qui figure sur le même avis se récupère ;
• les honoraires du syndic et les frais de gestion de la copropriété ;
• l'assurance de l'immeuble et celle du propriétaire ;
• les gros travaux, le ravalement, la toiture, et tout remplacement d'équipement ;
• le contrôle technique de l'ascenseur, tous les cinq ans, que service-public.gouv.fr cite expressément comme non récupérable, alors que l'entretien courant du même ascenseur l'est ;
• les frais de procédure et de recouvrement engagés contre un locataire.

À l'inverse, l'électricité du logement lui-même n'est pas une charge du tout : le locataire a son propre contrat avec son fournisseur.

Les cas limites

Le gardien : 75 %, 40 % ou 100 %

L'article 2 du décret distingue trois situations.

• Le gardien ou concierge qui assure, selon son contrat de travail, à la fois l'entretien des parties communes et l'élimination des rejets (la sortie des poubelles) : sa rémunération et les charges sociales et fiscales qui s'y rattachent sont récupérables à 75 %.
• Le même gardien qui n'assure qu'une seule de ces deux tâches : 40 %.
• L'employé d'immeuble qui assure ces tâches : récupérable en totalité.

Certains éléments ne comptent jamais, même dans ces pourcentages : le salaire en nature, l'intéressement et la participation, les indemnités de départ à la retraite et de licenciement, la cotisation de mutuelle prise en charge par l'employeur, la médecine du travail.

Exemple chiffré. Une copropriété verse à son gardien 20 000 € par an, salaire et charges comprises, hors éléments exclus. Il nettoie les parties communes et sort les poubelles : 20 000 × 75 % = 15 000 € récupérables pour tout l'immeuble. Votre lot pèse 50/1000 des charges générales : 750 € pour votre locataire. Si le contrat du gardien ne prévoyait que le nettoyage, ce serait 20 000 × 40 % × 50/1000 = 400 €.

Les contrats d'entretien

Le décret ne distingue pas un service assuré par du personnel salarié d'un service confié à une entreprise. Mais il pose une condition : lorsqu'il existe un contrat d'entreprise, le bailleur doit s'assurer que ce contrat distingue les dépenses récupérables des autres. Un contrat d'ascenseur « tout compris », qui mêle l'entretien courant (récupérable) et le remplacement de pièces lourdes (non récupérable), ne se refacture pas en bloc. Demandez au syndic la ventilation, ou isolez vous-même la part d'entretien.

Entretenir n'est pas remplacer

Le décret le dit en une ligne : le remplacement d'un élément d'équipement n'est assimilé à une menue réparation que si son coût est au plus égal à celui de la menue réparation. Changer un joint de robinet se récupère ; changer la chaudière collective, non.

La taxe d'ordures ménagères

Elle figure sur l'avis de taxe foncière, au nom du propriétaire, mais elle figure à la rubrique « impositions et redevances » du décret : c'est une charge récupérable, à isoler sur l'avis pour la refacturer. La taxe foncière qui l'accompagne sur le même avis, elle, ne l'est pas.

En meublé et en bail mobilité

La liste est la même. Ce qui change, c'est la manière de payer : un bail meublé peut prévoir un forfait de charges, fixé au bail, révisable chaque année comme le loyer, et qui ne donne lieu à aucune régularisation. Le bail mobilité, lui, impose le forfait. Un forfait ne dispense pas de raisonner sur la liste : son montant ne doit pas être disproportionné par rapport aux charges demandées au précédent locataire.

Trois réflexes avant de refacturer

1. Partir du décompte du syndic, pas le recopier. Il présente les dépenses de l'immeuble ; la part récupérable se reconstitue poste par poste.
2. Garder la pièce qui justifie chaque ligne : contrat de travail du gardien ou attestation du syndic sur ses tâches, contrat d'entretien ventilé, avis de taxe foncière. Le locataire peut les consulter pendant six mois après l'envoi du décompte.
3. Dans le doute, ne pas refacturer. Une charge contestée se rembourse, parfois des années plus tard : le locataire dispose de trois ans pour réclamer ce qu'il a trop payé.

Une question précise sur un poste de votre décompte se pose gratuitement à l'agence départementale d'information sur le logement (ADIL) de votre département.