Relevé de gérance : ce qu'un mandant doit recevoir, et ce qu'il doit vérifier

Rendre compte : une obligation, pas une courtoisie

Quiconque gère un bien pour le compte d'un autre lui doit des comptes. Le principe vient du droit du mandat : le mandataire est tenu de rendre compte de sa gestion, et de restituer tout ce qu'il a reçu en vertu de son mandat. Pour un professionnel de l'immobilier titulaire de la carte « gestion », la loi ajoute un cadre : un mandat écrit, numéroté et inscrit sur un registre, une garantie financière pour les fonds détenus, et une reddition de comptes au moins annuelle.

Le relevé de gérance est la forme que prend cette reddition. Il n'a pas de modèle imposé, mais il a un contenu attendu, et un mandant qui ne le reçoit pas — ou qui reçoit un document illisible — est en droit de l'exiger.

Ce qu'un relevé doit faire apparaître

Un relevé de gérance utilisable répond à quatre questions, dans cet ordre : qu'est-ce qui est entré, qu'est-ce qui est sorti, ce que le gestionnaire a gardé, ce qu'il reverse.

Deux mentions complètent le tableau : le dépôt de garantie détenu pour chaque locataire — il n'appartient ni au gestionnaire ni au mandant tant que le bail court — et l'état des impayés, avec les relances faites.

Un relevé qui ne donne qu'un solde, sans le détail des lignes qui le composent, ne permet aucune vérification : c'est un virement commenté, pas une reddition de comptes.

À quelle fréquence

La loi impose un compte rendu au moins une fois par an, et le mandat peut prévoir plus : le mensuel est la pratique la plus répandue en gestion locative classique, parce qu'il suit le rythme des loyers. En location courte durée, où les entrées sont nombreuses et irrégulières, un relevé mensuel ou par séjour est la seule façon de rapprocher chaque encaissement d'une réservation.

La périodicité est une clause du mandat : elle se négocie avant de signer, pas après. Un mandant qui souhaite un relevé mensuel doit le faire écrire ; à défaut, il n'a droit qu'au compte annuel.

Ce que le mandant doit vérifier

Recevoir un relevé ne dispense pas de le lire. Quatre contrôles prennent dix minutes et évitent la plupart des litiges :

1. Les loyers attendus sont-ils tous là ? Comparer le nombre de lignes d'encaissement au nombre de locataires et de mois de la période. Un loyer manquant sans mention d'impayé est une question à poser.
2. Chaque dépense a-t-elle sa pièce ? Une facture, un devis accepté, un appel de charges. Une dépense sans pièce se conteste.
3. Les honoraires correspondent-ils au mandat ? Même taux, même assiette — les honoraires se calculent sur les sommes effectivement encaissées, pas sur les loyers dus.
4. Le solde reversé est-il cohérent ? Encaissements moins dépenses moins honoraires, à l'euro près. Un écart s'explique ou se corrige.

Un mandant peut demander à tout moment le détail des comptes et les justificatifs ; le gestionnaire ne peut pas s'y opposer. Il peut aussi demander une copie des baux, des états des lieux et des quittances délivrés en son nom.

Les fonds : qui les détient, et avec quelle garantie

Le gestionnaire qui encaisse des loyers pour le compte d'un propriétaire détient des fonds qui ne sont pas les siens. La loi lui impose une garantie financière, souscrite auprès d'un établissement habilité, dont le montant doit couvrir en permanence les sommes détenues. Cette garantie est ce qui protège le mandant si le gestionnaire disparaît ou fait faillite : c'est elle, et non le relevé, qui rend le solde reversé certain.

Le numéro de la carte professionnelle, le nom du garant et le montant de la garantie figurent obligatoirement sur les documents du gestionnaire. Un mandant qui ne les trouve nulle part a une raison de s'inquiéter avant même de lire le premier relevé.

Un gestionnaire qui n'encaisse pas pour le compte de son client — qui suit les loyers, relance, rend compte, mais laisse l'argent aller directement du locataire au propriétaire — n'a pas de fonds à garantir. Le relevé garde tout son sens : il ne reverse rien, mais il rapproche ce qui a été reçu de ce qui était dû, et c'est ce rapprochement que le mandant attend.

Ce qu'il faut en retenir

Le relevé de gérance est dû, au moins une fois par an, et son contenu est vérifiable ligne à ligne : encaissements, dépenses justifiées, honoraires au taux du mandat, solde reversé. La fréquence se fixe dans le mandat. Et la question qui précède toutes les autres est celle des fonds : qui les détient, et quelle garantie les couvre.