Quittance de loyer : ce qu'elle doit contenir, et ce qu'elle ne peut pas coûter

Due sur demande, et gratuite

La règle tient en deux phrases. Le bailleur doit transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande, dès lors que le loyer et les charges ont été payés en totalité. Et il ne peut en aucun cas facturer ce service, ni le conditionner à quoi que ce soit.

Trois conséquences pratiques :

• un paiement partiel n'ouvre pas droit à une quittance. Le bailleur remet alors un simple reçu pour la somme versée, qui ne vaut pas quittance et ne fait pas disparaître le reste de la dette ;
• la demande peut être faite à tout moment, y compris pour des mois passés, tant que le bail existe ;
• le locataire peut accepter la voie électronique. Avec son accord exprès, la quittance peut être transmise par courriel ou déposée dans un espace en ligne ; sans cet accord, elle reste sur papier.

La quittance est le document que votre locataire produira toute sa vie : pour un nouveau bail, un dossier de prêt, une demande d'aide, un justificatif de domicile. C'est la pièce la plus réclamée de toute la relation locative, et celle qu'un bailleur met le plus de temps à établir quand il ne l'a pas faite au fil de l'eau.

Ce qu'elle doit contenir

Aucun modèle officiel ne s'impose, mais une quittance qui ne porte pas ces éléments ne remplit pas son office :

La séparation du loyer et des charges n'est pas cosmétique. C'est elle qui rend la quittance utilisable : la révision annuelle du loyer se calcule sur le loyer hors charges, la régularisation annuelle porte sur les provisions de charges, et une quittance qui mélange les deux oblige à tout reconstituer au moment où l'on en a besoin.

Quittance ou avis d'échéance : ne pas confondre

Ce sont deux documents de sens opposé, et les confondre crée des malentendus tous les mois.

• L'avis d'échéance est envoyé avant le paiement. Il annonce ce qui est dû. Il n'a aucune valeur de preuve de paiement.
• La quittance est établie après le paiement. Elle prouve que la somme a été reçue, et elle seule.

Envoyer un avis d'échéance en croyant envoyer une quittance est une erreur courante, et coûteuse : le locataire qui la produit devant un organisme se voit répondre qu'elle ne prouve rien.

Ce que la quittance ne peut pas faire

Elle ne peut pas porter une mention conditionnant sa remise à autre chose : ni à l'accord sur une révision de loyer, ni à la signature d'un document, ni au paiement d'une autre somme. Elle ne peut pas être facturée, ni sous forme de frais de dossier, ni de frais d'envoi. Elle ne peut pas non plus servir de reconnaissance de dette à l'envers : une quittance remise par erreur pour un mois non payé vaut preuve de paiement, et il sera difficile de démontrer le contraire.

Enfin, elle n'efface pas les dettes antérieures. Une quittance de septembre ne dit rien du loyer de juin. Pour éteindre un arriéré, il faut le solder et l'écrire explicitement.

Pourquoi il vaut mieux ne pas attendre la demande

La loi n'oblige à délivrer la quittance que sur demande. Dans les faits, presque tous les bailleurs organisés l'émettent chaque mois, automatiquement, pour trois raisons très concrètes :

1. Elle date le paiement. Une quittance mensuelle est un relevé d'impayés tenu à jour sans effort : le mois où la quittance n'a pas été émise est le mois où quelque chose n'est pas rentré.
2. Elle évite la demande groupée. Un locataire qui monte un dossier de prêt réclame douze mois d'un coup, souvent dans la semaine. Les reconstituer après coup prend une soirée ; les avoir déjà ne prend rien.
3. Elle tient la comptabilité. Le loyer et les charges séparés, mois par mois, c'est exactement la base de la déclaration de revenus fonciers et de la régularisation annuelle.

Combien de temps les garder

Pour le bailleur, la prescription des actions en paiement du loyer est de trois ans. Conserver les quittances et les preuves de paiement au moins cette durée est un minimum ; la pratique raisonnable est de les garder toute la durée du bail, plus trois ans après son terme — le temps qu'une contestation de dépôt de garantie ou de charges puisse encore naître.

Ce qu'il faut en retenir

Une quittance est un document de trois lignes qu'on établit en une minute, et dont l'absence se paie en heures : la demande groupée à reconstituer, l'impayé qu'on ne datait pas, la régularisation qu'on ne peut plus justifier. C'est la pièce la plus simple de la gestion locative, et la plus rentable à automatiser.